DMS - Document Management System, to system komputerowy (lub zestaw programów komputerowych) używanych do śledzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych i/lub zeskanowanych dokumentów papierowych. Jest on związany z systemami zarządzania zasobami cyfrowymi: przetwarzania dokumentów, workflow (obieg dokumentów), udostępnianie dokumentów oraz współpraca przy tworzeniu dokumentów.

Bardzo szczegółowe, a jednocześnie wydajne kategoryzowanie informacji powoduje, że odszukanie określonych danych zamiast standardowych minut, godzin i dni zajmuje najwyżej kilkanaście sekund. Po przeniesieniu archiwum firmy z metalowej szafy na dysk komputera skończą się telefony, e-maile i piesze wycieczki do poszczególnych pracowników w poszukiwaniu odłożonej "gdzieś tam" teczki. Odpowiednie skonfigurowanie reguł dostępu i przydzielanie zadań zwiększy nie tylko poziom bezpieczeństwa danych, ale także podniesie wydajność pracy. Nie bez znaczenia będzie oczywiście również możliwość uzyskania dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Firma Beriko Software świadczy usługi wdrożenia systemu OpenKM w siedzibie klienta jak również udostępnia usługę Document-Management.pl w której każdy może wykupić konto w systemie zarządzania dokumentami online.

Elektroniczny obieg dokumentów - OpenKM

OpenKM jest systemem typu DMS. Czym jest DMS? Jest to system do zarządzania dokumentami, ang. Document Management System. Narzędzie informatyczne ułatwiające zarządzanie i przetwarzanie dokumentów w firmach i organizacjach - zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych (tj. faktury, rachunki, umowy, listy itp.). Dodatkowym atutem takich systemów są wciąż rozwijające się narzędzia typu OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszystkich rodzajach komputerowych baz danych.

Systemy tego typu mają wiele ciekawych funkcji, tj.: rejestrowanie, wersjonowanie, porządkowanie, klasyfikacja, zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, powiadomienia użytkowników o zmianach oraz monitorowanie plików i folderów. Są to bardzo przydatne rozwiązania, pozwalające utrzymać kontrolę nad dokumentacją firmową, poprzez śledzenie wszelkich zmian oraz informacji kto i kiedy je wprowadził. Pomaga to uniknąć wszelkich pomyłek i niedociągnięć ze strony współpracowników, utrzymać pewną hierarchię i porządek, jak również zmniejszyć ilość papierowej dokumentacji.

Najważniejsze funkcje

• Możliwość instalacji na wielu systemach operacyjnych (GNU/Linux, MS Windows, Mac OS, UNIX)
• Dostęp do dokumentów z każdego miejsca, dostęp przez przeglądarkę
• Integracja z pakietem MS Office 2000-2007 oraz OpenOffice
• Wygodne zarządzanie dokumentacją
• Powiadomienia o zmianach przez e-mail oraz kanał RSS
• Automatyczne dodawanie załączników dzięki integracji z serwerem poczty
• Opisywanie dokumentów
• Rozbudowana i funkcjonalna wyszukiwarka kontekstowa także po zawartości pliku
• Podgląd najpopularniejszych formatów w czasie rzeczywistym (Word, Exel, PowerPoint, Writer, Calc, Impres, AutoCAD, PDF, Audio-Video, obrazy)
• Wersjonowanie plików wraz z pełną historią
• Wbudowany system antywirusowy
• Logowanie przez LDAP, Active Directory, Bazę danych
• Kontrola dostępu przez ACL, role, grupy
• Wsparcie dla szyfrowanych połączeń SSL
• Pełna kontrola użytkowników
• Możliwość modelowania procesów obiegu informacji (Workflow)
• Kontrola procesu tworzenia, walidacji oraz zatwierdzania dokumentów
• Obsługa najpopularniejszych przeglądarek (Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari)
• Pełna Polonizacja

Zalety stosowania systemu OpenKM

• Niewątpliwą zaletą stosowania tego typu rozwiązań jest pełna kontrola nad dokumentacją firmową oraz zmniejszenie ilości zużytych materiałów, co z czasem może nawet zmniejszyć koszty prowadzenia działalności.
• Może również znacznie ułatwić uzyskanie certyfikatu ISO, w którym jednym z wymogów jest właśnie prawidłowe przechowywanie dokumentów i szybki dostęp do nich.
• Usprawnienie pracy i zmniejszenie czasu potrzebnego na dotarcie do interesujących nas informacji.
• Zmniejszenie zaangażowania pracowników i lepsza organizacja czasu
• Szybszy i łatwiejszy dostęp do danych
• Większe bezpieczeństwo
• Niższe koszty wdrożenia w porównaniu z komercyjnymi systemami, dzięki zastosowaniu rozwiązań Open Source
• Tworzenie wewnętrznych procesów biznesowych i procedur
• Szybszy i sprawniejszy obieg informacji
• Brak potrzeby instalacji dodatkowych klientów na komputerze użytkownika
• Wsparcie dla najpopularniejszych przeglądarek tj.: Firefox, Microsoft Internet Explorer 5.5 i wyższe, Opera, Safari
• Częściowe wsparcie dla urządzeń iPhone i Android
• Możliwość instalacji na wielu platformach GNU/Linux, Unix, Mac OS, Windows 2000, XP, Vista, 2003